5 mýtov o koncepte Activity-Based-Working (ABW)

Žijeme v náročnej dobe a ak chcete ešte požiadať zamestnancov, aby sa vzdali svojho prideleného kancelárskeho stola a komfortu, môže to byť pre nich stresujúce. Váhanie, ale aj odpor voči takejto zmene často pramenia z osobného nepohodlia a nepochopenia výhod pracovného prostredia založeného na konkrétnych aktivitách (ABW). Pri oddeľovaní faktov od nepodložených obáv, je potrebné staviť na edukáciu a empatiu. Experti z CBRE Workplace zostavili zoznam piatich najbežnejších mýtov o ABW.  

Mýtus č. 1

Koncept ABW možno vytvoriť aj bez zmien doterajšieho pracovného prostredia.

Realita:

Zdieľanie pracovného miesta môže byť technicky implementované aj bez zásahu do dizajnu a dispozície súčasných kancelárií. Avšak potom nejde o ABW, ale tzv. „hoteling“. Nájomník môže vychádzať z existujúcich pracovných miest a/alebo kancelárií, ale „hotelové“ priestory neprinesú také výsledky ako ABW. Prečo? Skutočné pracovné prostredie založené na aktivitách (ABW) vychádza z prehodnotenia a transformácie plochy a jej využitia. ABW funguje najlepšie v dobre vyváženom pracovnom ekosystéme, ktorý tvorí správna zmes otvorených a uzavretých priestorov, priestorov na spoluprácu, priestorov na sústredenú prácu a priestorov pre budovanie komunity. „Hotelový“ štýl v pôvodných priestoroch, kedy si vaši zamestnanci rezervujú pracovné miesto ako hotelovú izbu, zvyčajne zlyháva. Ak kancelárie nemajú dostatočnú plochu vyššie uvedených špecifických priestorov, zamestnanci si čoskoro začnú sťažovať na chýbajúce zázemie a budú sa pobytu v kancelárii vyhýbať.

Mýtus č. 2

ABW je vlastne kompletná premena kancelárií na typ „open space“. Stráca sa všetok súkromný priestor.

Realita:

Cieľom ABW je poskytnúť zamestnancom rozmanitosť a výber, aby mohli realizovať nielen externú mobilitu, teda pohyb medzi vzdialenými pracoviskami a kanceláriou, ale aj internú mobilitu, čiže pohyb medzi rôznymi typmi priestorov v rámci ofisu. Zmena na „open space“ („open plan), by teda bola kontraproduktívna. Neexistuje žiadny magický a univerzálny vzorec, ktorý by určil, koľko otvorených a uzavretých priestorov bude vaša firma potrebovať. Pomery sa budú líšiť od odvetvia k odvetviu a od klienta ku klientovi. Napríklad právnické firmy môžu použiť ABW s pomerom 80 % dedikovaných kancelárií k 20 % pracovných staníc, aby mali viac súkromia, zatiaľ čo technologickej spoločnosti môže vyhovovať 5 % samostatných kancelárií na 95 % nepridelených kolaboratívnych pracovných miest. Vo všetkých prípadoch a pomeroch sa odporúča doplniť tradičné kancelárie o alternatívne priestory na sústredenie (napríklad telefónne búdky, miestnosti pre tichú sústredenú prácu, knižnice a pod.) a uzavreté priestory na spoluprácu s kontrolou hluku. Odporúča sa tiež pridať do pôvodného priestoru rozmanitosť, oživiť ho rôznymi prvkami. Zamestnávatelia sa snažia porozumieť pracovným štýlom svojich zamestnancov a zosúladiť ich s daným typom priestoru. Cieľom je, aby si každý zamestnanec mohol počas dňa vybrať správny priestor pre tú-ktorú aktivitu.

Mýtus č. 3

Ľudia nebudú môcť nájsť svojich kolegov, ak sa ich spotrebujú iba niečo spýtať alebo ak s nimi chcú spolupracovať.

Realita:

Obavy a úzkosť z nutnosti hľadania ľudí a miest sa dajú ľahko zmierniť. V prostredí s nepridelenými miestami to ide pomocou implementácie susedstiev. Susedstvo je súbor typov priestorov, ktorý je priradený konkrétnemu oddeleniu alebo odboru. Napríklad „Susedstvo A“ by mohlo byť pridelené finančnému oddeleniu. Žiadny z finančných analytikov tu nemá konkrétne pridelené miesto, ale všetci vedia, že táto časť priestorov je ich „domovom“ a budú sem prichádzať vždy, keď budú pracovať s členmi svojho tímu v kancelárii. Všetci vo firme tiež vedia, že „Susedstvo B“ je pridelené obchodnému oddeleniu, tak ak majú otázku na nich, vedia, kam majú ísť. Okrem toho ľudia spočiatku podceňujú efektívne komunikačné návyky. Je totiž ľahké a praktické poslať otázku online otázku „kde dnes pracuješ?“ a skoordinovať sa s jednotlivcom alebo tímom ešte pred príchodom do kancelárie typu ABW.

Mýtus č. 4

Čo ak budú chcieť všetci zamestnanci prísť do kancelárie v ten istý deň? Nebudeme mať dostatok miest!

Realita:

Ani vo svete pred pandémiou väčšina spoločností nikdy nemala kancelárie obsadené na 100%. Obvyklá bola 70%-ná obsadenosť, ak rátame s „péenkami“, čerpaním dovoleniek, so služobnými cestami a prácou na diaľku. Dokonca aj spoločnosti so silnou kultúrou prezenčnej práce mali v priemere 85%-nú obsadenosť (1). Keďže práca na diaľku sa stáva čoraz populárnejšou, realitno-konzultačná spoločnosť CBRE očakáva, že obsadenosť aj v úplnej špičke sa ešte zníži. Dobre navrhnutá stratégia ABW navyše vždy zahŕňa dostatočnú rezervu, ktorá zohľadňuje rast firmy, sezónne výkyvy (napr. stážisti, brigádnici a audity) a prirodzený odliv zamestnancov aj dennú rutinu. Avšak ABW vyžaduje aj prehodnotenie toho, čo chápeme pod pojmom „pracovné miesto“. Hoci je pri ABW pomer zdieľaných miest v zmysle klasických „pracovných miest“ (t. j. kancelária a pracovná stanica) menej ako zamestnancov, budú existovať aj alternatívne miesta v iných priestoroch, napríklad v zasadačkách alebo tzv. amenities ((doplnkové funkcie v rámci kancelárie, napr. herne, relaxačné priestory a pod.). Presný počet miest každého typu, ktorý bude spoločnosť potrebovať na prispôsobenie sa dennej rutine, bude závisieť od pracovného štýlu zamestnancov. Všeobecne platí, že čím je vo firme viac spolupráce v tímoch, tým menej tradičných, klasických pracovných miest je potrebných.

TIP: Kancelárie vstupujú do novej éry. Ako budú vyzerať?

Mýtus č.5

Zamestnanci v spoločných priestoroch rozšíria medzi sebou viac chorôb a množstvo ľudí skončí na „péenke“.

Realita:

Ako sa COVID-19 šíril, zamestnanci kládli stále väčší a väčší dôraz na zabezpečenie čistoty a bezinfekčnosti prostredia. Boli to aj hlavné podmienky návratu do kancelárie po tzv. lockdowne. ABW sa vo svetle pandémie a v krátkodobom horizonte javí, ako nevhodný koncept, avšak pandémia je mimoriadna okolnosť. Nájomníci by aj v klasických kanceláriách mali naďalej zvažovať a sledovať protipandemické opatrenia a údaje o šírení covid-19 pre každú geografickú oblasť. Rozhodujú aj miera infekčnosti, miera zaočkovanosti, premorenosť či dostupnosť liečby. Z dlhodobého hľadiska existujú spôsoby, ako zmierniť šírenie nežiadúcich mikroorganizmov aj v prostredí ABW a ubezpečiť tak zamestnancov, že ich zdravie je pre firmu prioritou. Šíreniu chorôb vzduchom predchádza zlepšenie ventilácie a kvality vzduchu (2). To možno dosiahnuť inštalovaním účinnejších filtrov (MERV alebo HEPA), zvýšením rýchlosti výmeny vzduchu za hodinu a modernizáciou plánov údržby (facility manažment). Faktom zostáva, že priestory s vysokou hustotou obsadenosti majú vyššie riziko vdýchnutia patogénov (3). Riešením je zníženie zaľudnenosti vytvorením veľkorysých cirkulačných ciest a rozostupov medzi pracovnými miestami. Napokon, vyššie uvedené zásahy v kombinácii s vylepšenými postupmi čistenia a dezinfekcie (4), bezdotykovými kancelárskymi technológiami a dôrazom na osobnú hygienu (5) môžu výrazne znížiť riziko šírenie infekcií nielen v koncepte ABW, ale na všetkých pracoviskách.

Zdroj: https://www.cbre.com/insights/articles/5-myths-and-realities-of-activity-based-working

1  CBRE Workplace Pre-COVID Badge Data Database, n=61

2 “Risk of sick leave associated with outdoor air supply rate, humidification, and occupant complaints”, D K Milton, P M Glencross, M D Walters, National Library of Medicine.

3 “Germs, ventilation, occupancy density and exposure duration: A thirteen setting pathogen inhalation comparison”, D.S. Walkinshaw, ResearchGate.

4 “Impact of a hygiene intervention on virus spread in an office building”, Elkana K. Kurgat, Jonathan D. Sexton, Fernanda Garavito, Adriana Reynolds, R. David Contreras, Charles P. Gerba, Rachel A. Leslie, Sarah L. Edmonds-Wilson, Kelly A. Reynolds, ScienceDirect.

5 “Show Me the Science - Why Wash Your Hands?”, Centers for Disease Control and Prevention.