Čo je kľúčom úspešného hybridného modelu práce?

Hybridný pracovný model zohľadňuje fakt, že niektorí zamestnanci sú produktívni aj bez toho, aby boli prítomní v kancelárii. Stále však zohrávajú úlohu osobné interakcie. Pracovisko budúcnosti preto musí umožňovať zamestnancom bezpečne pracovať z rôznych priestorov a pripájať sa na schôdzky ako virtuálni účastníci.

Fluidita, teda tekutosť pracovných miest, ktoré nie sú dedikované na fyzickom pracovisku, nevyhnutne povedie k zvýšeniu spolupráce so zmiešanou prítomnosťou (mixed presence). Týka sa schôdzok alebo úloh, ktoré zahŕňajú súčasne ľudí fyzicky prítomných aj virtuálnych účastníkov. V porovnaní so 100% virtuálnou alebo 100% osobnou spoluprácou, ide o skutočnú výzvu. Nerovnosť v prítomnosti vytvára riziko nerovnosti na stretnutiach, pričom v nevýhode sú práve virtuálni účastníci. Účastníci v kancelárii môžu čítať reč tela, očný kontakt a ťažiť z interakcie s prezentačnou technikou a inými materiálmi. Virtuálni účastníci môžu mať problém nájsť vhodnú príležitosti, ako prispieť, vstúpiť do konverzácie, korektne sa odpojiť zo stretnutia alebo môžu mať problémy so stabilitou internetového pripojenia.

Kľúčové teda bude prepojiť fyzický a digitálny svet. Odborníci z realitno-konzultačnej spoločnosti CBRE z tímov Workplace Solutions, Design, Network Advisory Services a Workplace Technology Services zosumarizovali odporúčania týkajúce sa troch oblastí: 1. priestor, 2. nástroje a 3. správanie, ktoré spolu vytvárajú vhodné podmienky pre spoluprácu počas zmiešanej prítomnosti ľudí.

1. Priestor

Inštalácia webových kamier v konferenčných miestnostiach už dnes nestačí. Výber nábytku, konfigurácia vybavenia a dokonca aj farby zvýrazňovačov ovplyvňujú efektivitu priestoru. Priestory na spoluprácu, ktoré sú zámerne vytvorené na spoluprácu so zmiešanou prítomnosťou ľudí, budú zohľadňovať nasledujúce princípy a odporúčania:

• Správna výška monitora a vzdialenosť od stola alebo pracovnej plochy v konferenčných miestnostiach. Monitory umiestnené ďaleko alebo v nevhodnom uhle môžu odpútať virtuálnych účastníkov a virtuálni účastníci sa môžu cítiť vynechaní, prehliadaní.
• Pre stretnutia väčších tímov je vhodné mať v každej miestnosti s videom aspoň dva monitory. Jeden monitor možno použiť na zdieľanie obrazovky, zatiaľ čo druhý zobrazuje video kanály účastníkov. To zabraňuje tomu, aby sa video s tvárou človeka počas prezentácií zmenšovalo do rohu obrazovky, čím sa zachováva „virtuálna prítomnosť“ ľudí aj prezentovaných materiálov.
• Dôležité sú aj tvary a orientácia stola. Polkruhové alebo gitarové stoly (trojuholníkové) s kamerou na jednom konci sú ideálne pre menšie miestnosti, zatiaľ čo stoly v tvare lichobežníka sú najvhodnejšie pre stredné až veľké miestnosti. Tieto tvary maximalizujú zorné pole a pomáhajú virtuálnym účastníkom cítiť sa súčasť skupiny. Zabraňujú tiež tomu, aby účastníci museli sedieť chrbtom k akýmkoľvek virtuálnym účastníkom alebo k prezentovaným materiálom.
• Väčšie miestnosti vyžadujú špeciálne audiovizuálne nastavenie vrátane distribuovaných mikrofónov, reproduktorov, monitorov a kamier, aby sa predišlo ozvene, spätnej slučke, aby sa zabezpečilo, že všetky hlasy budú zreteľne počuť a ​​aby bola zabezpečená jasná viditeľnosť z akéhokoľvek miesta.
• Použite virtuálne prezentačné tabule, ktoré pomôžu všetkým účastníkom prispieť a zdokumentovať výsledky schôdze. Keď virtuálne tabule nie sú možné, namierte kameru priamo na fyzickú tabuľu a zarovnajte kameru s okrajmi pracovnej plochy. Kamera zhora nadol môže byť nasmerovaná aj na povrch konferenčného stolíka. Užitočné môže byť aj zdieľanie obrazoviek z tabletu.
• Dávajte pozor na viditeľnosť farieb zvýrazňovačov. Mnohé farby sa neprenášajú veľmi kvalitne prostredníctvom kamery. Stále platí, že čierna farba má najvyššiu viditeľnosť na bielom pozadí.

2. Nástroje

Okrem správneho fyzického prostredia musia zamestnávatelia poskytnúť svojim zamestnancom aj správne nástroje na preklenutie fyzickej a digitálnej priepasti. Vyriešia ale hardvér, softvér a aplikácie všetky problémy flexibilnej práce? Trh je zaplavený rôznymi riešeniami, čo viedlo k náročnému procesu rozlíšenia užitočných nástrojov od rušivých prvkov. Univerzálny kľúč neexistuje, ale CBRE odporúča niekoľko tipov:

• V mnohých prípadoch boli počas pandémie implementované rýchle riešenia bez veľkého uvažovania o dôsledkoch alebo bezpečnostných oddelenia IT. Toto sa často označuje ako „Shadow IT“, tieňové IT. Firmy potrebujú vykonať inventúru všetkých nástrojov, aby pochopili existujúce riešenia a eliminovali duplicitné alebo nedostatočne využívané aplikácie a služby.
• Dokonca aj tie najinovatívnejšie technológie môžu byť na škodu veci, ak nie sú v súlade s firemným IT ekosystémom. Bežné príklady sú aplikácie, ktoré bežia na iOS hoci polovica spoločnosti pracuje na Windows (alebo naopak), nástroje, ktoré vyžadujú manuálne zadávanie údajov namiesto importu z už existujúcich databáz alebo aplikácií a nástroje, ku ktorým nie je možné pristupovať cez mobilné zariadenia.
• Šírka pásma siete a dostupnosť internetu sú tiež kritické aspekty hybridného systému práce. Ak sa kolísanie kvality pripojenia prejavuje počas schôdzok a porád je to frustrujúce a porady sú neproduktívne. Každý asi pozná zamrznuté obrazovky a problémy so synchronizáciou zvuku...
• Keďže sa pracovná sila stáva mobilnejšou a práca sa vykonáva pomocou rôznych zariadení na diaľku, prirodzene rastú obavy v súvislosti s kybernetickou bezpečnosťou. Zabezpečte teda kompatibilitu nových nástrojov s existujúcou sieťovou infraštruktúrou a bezpečnostnými požiadavkami IT oddelenia.
• Rozlišujte medzi obstarávacími nákladmi a nákladmi na vlastníctvo. Mnoho technológií sa posunulo smerom k rôznym modelom predplatného, buď pre celý produkt v prípade softvéru (t. j. softvér ako služba = SaaS), alebo pre nákup licencie a podporu produktov v prípade hardvéru. Ceny predplatného sa môžu účtovať na používateľa alebo za celý podnik, zahŕňajú obmedzenia počtu hodín podpory alebo majú rôzne úrovne prístupu a funkcionalít.
• Zamestnanci sa stávajú technicky zdatnejšími, takže typické problémy s chybami používateľov ubúdajú, no väčšia znalosť často vyvoláva vyššie očakávania. Nestačí, aby výrobok jednoducho zaškrtol políčko v zozname požadovaných funkcií; musí sa hodnotiť aj z hľadiska používateľskej skúsenosti (UX) a používateľského rozhrania (UI). Ponúkané funkcie musia byť ľahko dostupné a musia sa intuitívne používať, aby pridali hodnotu.

3. Správanie

Správanie účastníkov stretnutia so zmiešanou prítomnosťou ľudí je rovnako dôležité ako priestor alebo vybavenie. Osobne prítomní aj virtuálni účastníci musia spolupracovať, aby si osvojili nové návyky a etiketu. Nasledujúce odporúčania CBRE môžu pomôcť zamestnancom lepšie pochopiť ich úlohu pri podpore úspešných schôdzok:

• Môže sa stretnutie uskutočniť úplne virtuálne? Ak sa čo i len jeden účastník musí pripojiť virtuálne, možnosť presunúť stretnutie do online prostredia zabezpečí konzistentný zážitok pre každého účastníka. Stretnutia, ktoré sa zúčastňujú ľudia z rôznych geografických lokalít, rýchle aktualizácie stavu a neformálne diskusie sú ideálne práve pre virtuálny „meeting“.
• Povzbuďte účastníkov osobných stretnutí, aby sa pri rozprávaní pozerali aj do kamier, namiesto toho, aby sa pozerali len na iných v zasadačke prítomných účastníkov. Uľahčite konverzáciu priamym vyzvaním virtuálnych účastníkov, aby sa zapojili do diskusie.
• Ak je osobné stretnutie nevyhnutné, zvážte, či by bolo vhodné virtuálnym účastníkom poslať podobný obed/kávu/darček, ktorý získajú fyzicky prítomné osoby. Pre virtuálneho účastníka to bude inkluzívny zážitok, nebudú sa cítiť vyčlenení z kolektívu a ochudobnení.
• Zverejnite formálny program a stanovte očakávania pre všetkých účastníkov. Napríklad formulujte, či bude potrebná živá spätná väzba, alebo či bude stretnutie čisto informatívne s určenými rečníkmi bez možnosti diskusie.
• Začleňte do programu aj čas na neformálnu diskusiu všetkých účastníkov, ktorá nesúvisí s predmetom stretnutia. Takéto chvíle vznikajú úplne prirodzene, napríklad počas nastavovania schôdze (keď sa virtuálni účastníci ešte nepripojili) alebo počas prestávky pred ďalšou schôdzou (po odhlásení virtuálnych účastníkov). Tieto neformálne momenty budovania vzťahov sú neoceniteľné a príležitosť zúčastniť sa ich, by mali mať aj virtuálni účastníci.
• Zdieľajte materiály potrebné na schôdzku vopred ako digitálnu prílohu alebo, ak budú potrebné tlačené materiály, ich odoslaním virtuálnym účastníkom. Tak sa zabezpečí, že všetci zamestnanci budú mať rovnaké podklady a môžu sa pripraviť na schôdzku.
• Spustite viacero režimov stretnutí s virtuálnymi účastníkmi. Užitočné sú napríklad nástroje umožňujúce virtuálnym účastníkom prispievať bez toho, aby hovorili, ak sa pripájajú na cestách (s hands-free) alebo z hlučného prostredia. Príkladom sú chatovacie boxy, funkcie otázok a odpovedí (napr. sli.do), virtuálne ankety či zdieľané virtuálne tabule.

Kľúčom je...

Podpora stretnutí so zmiešanou účasťou ľudí si vyžaduje koordináciu medzi dizajnom konferenčnej miestnosti, balíkom technológií a novými návykmi zamestnancov. Aby bolo možné úspešne spojiť zamestnancov pracujúcich z kancelárie aj dištančne, musia byť všetky tri oblasti vyvážené. Ak len jedna z nich zlyhá, riskujete integritu celku. Kľúčom k budovaniu kvalitnej spolupráce v hybridnom modeli práce je multidisciplinárny prístup, ktorý zahŕňa poznatky a skúsenosti profesionálov v oblasti nehnuteľností, IT a ľudských zdrojov.

Zdroj: https://www.cbre.com/insights/articles/mixed-presence-collaboration-key-to-successful-hybrid-work